主持稿要模拟现场环节，写出各个场景下的串联词。首先要对整个会议材料有大概的了解，因为主持人需要串起整个会议议程，需要对下一个环节内容进行简要介绍或是对上一个环节进行简要总结。虽然主持人往往会有很多临场发挥的时候，但在准备的时候还是不能马虎，要把最基本的工作做到位，就算主持人不临场发挥，也能照着主持稿顺利完成整个会议的主持工作。
具体到各个部门的汇报分享材料，一般由各部门自行组织材料编制，但应对会议材料做出一些具体要求，如安全工作会要求各部门对上一年安全工作进行总结、面临形势分析和主要问题分析、下一年度的主要工作计划等。此外还要约定材料的最晚提交时限，注意格式、版本等，最好提前在会议电脑上播放、查看一下，以确保PPT的版本兼容等没有问题。
还要注意准备的会议资料就是会场背景PPT等资料。
三、会前准备：如何内外兼修开展会场布置
会场布置可以从会场内、会场外两个方面去准备。